Bearbeiten, Checken, Weiterleiten, Löschen …

Der Abruf unseres Posteingangs beginnt zwischenzeitlich bereits lange vor dem Zähneputzen und setzt sich bis nach dem zu Bett gehen fort.

Kaum etwas hat unsere Lebens- und Arbeitszeit so verändert wie E-Mails. Ursprünglich waren sie einmal dazu gedacht, Kommunikationsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Doch was ist daraus geworden?

Mittlerweile hat sich das E-Mail-Konto zum massiven Belastungsfaktor entwickelt. Neben der wachsenden Zahl an Spam, Viren- oder Phishing-Mails steigt auch die Zahl der „normalen“ E-Mails immer weiter. Wir erhalten unzähligen Info-Müll, unnötige CC-Kopien, allgemeine Rundsendungen, überflüssige Antworten, Benachrichtigungen aus Netzwerken oder vermeintlich lustige Anhänge von Freunden.

Unterwegs oder zwischen zwei Aufgaben kann es durchaus sein, dass Sie die Angewohnheit, kurz den Posteingang zu überprüfen, nicht besonders aufhält. Dennoch gehört das häufige Abrufen von E-Mails zu einem der größten Zeitfresser schlechthin.

Die Mail-Flut ist derart angestiegen, dass sie nicht nur Zeit kostet, sondern auch Stress und Krankheiten verursacht. Immer mehr Menschen leiden unter der wachsenden Belastung durch zu viele Mails und dem Druck, schnell antworten zu müssen.

Auch das Suchtpotenzial ist offensichtlich hoch: Regelmäßig lässt sich auf Flugplätzen beobachten, dass Reisende unmittelbar nach der Landung hektisch zu ihren Smartphones suchen, um ihre Mails zu checken.

Checkliste: Sind Sie betroffen?

  • Ihre E-Mails erreichen Sie auf dem Smartphone
  • Sie haben keine festen Bearbeitungszeiten für E-Mails
  • Ihre E-Mails werden automatisch heruntergeladen
  • Sie erhalten eine Benachrichtigung beim Eintreffen neuer E-Mails
  • Sie richten Ihre Arbeitszeit am Inhalt erhaltener E-Mails aus
  • Wenn Sie nicht wissen, was Sie tun sollen, rufen Sie Ihre E-Mails ab
  • Sie checken Ihre E-Mails, bevor Sie in einen Termin gehen
  • Sie werden nervös, wenn Sie keine E-Mails abrufen können

Was uns häufig nicht klar ist: Unabhängig von unserer Aufgabe, sind E-Mails grundsätzlich immer eine Störung. Denn jede E-Mail, der Sie sich widmen, bedeutet, dass Sie gerade auf der To do-Liste eines Anderen stehen.

Lassen Sie sich nicht vom Diktat des Dringlichen täuschen. Jedes Abrufen Ihres E-Mail-Postfaches stellt eine Ablenkung dar. Während Sie E-Mails beantworten, reagieren Sie damit lediglich auf Störungen von außen. Auch ich erhalte unzählige Mails pro Tag. Würde ich alle sofort beantworten, wäre dieser Artikel wohl nie geschrieben worden.

Vor allem, wenn man an etwas arbeitet, ist es keine sonderlich gute Idee, seine E-Mails abzurufen. Ausgenommen natürlich, Sie wissen ohnehin nicht so Recht, was Sie zu tun haben oder sind für die entsprechende Aufgabe so ganz und gar nicht motiviert. Dann wiederum sollten Sie Ihren Posteingang natürlich fortlaufend kontrollieren, um sich vor bedeutenderen Tätigkeiten erfolgreich zu drücken.

Wer nichts tun will, schreibt wenigstens E-Mails. Und wer etwas tun will, muss stattdessen E-Mails beantworten. Nach Aussage des US-amerikanischen Psychologen Edward Hallowell verlieren Menschen, die ständig neue Mails lesen und beantworten, die Fähigkeit, dauerhaft an Projekten zu arbeiten. Wissenschaftlichen Studien zufolge raubt jede E-Mail erst einmal für mindestens 15 Minuten die Konzentration.

Eine Studie der Universität London aus dem Jahr 2005 fand heraus, dass unser Intelligenzquotient im Durchschnitt um zehn Punkte abnimmt, wenn wir durch eingehende E-Mails abgelenkt werden (Das ist übrigens mehr als doppelt so viel, als die Verringerung um vier Punkte, die das Rauchen eines Joints verursacht).

Es gilt also, die Mail-Flut zu bändigen. Unternehmen Sie etwas dagegen. Gehen Sie auf eine strikte Informations-Diät und konzentrieren Sie sich auf Ergebnis-Output statt Informations-Input.

Fakt ist: Ihre Lebensqualität wird durch E-Mails nicht erhöht. Niemand wird sich am Ende seines Lebens auf dem Sterbebett liegend wünschen, er hätte mehr Zeit für die Beantwortung von E-Mails aufbringen sollen.

Schritte zum leeren Posteingang

Ob es Ihnen gelingt, in Zukunft wertvolle Lebenszeit zurückzugewinnen, wird im Wesentlichen davon abhängen, ob Sie in der Lage sind, sich selbst zu disziplinieren. Sich vom Posteingang fern zu halten, ist Ihre Hauptaufgabe. Hier fünf wesentliche Strategien, um diese Herausforderung zu meistern.

Überlebensstrategie Nummer 1:

Widerstehen Sie dem Impuls

Für den Fall jedoch, dass Sie längere Zeit konzentriert am Stück arbeiten wollen, deaktivieren Sie den automatischen Abruf von E-Mails und vor allem die Pop Up-Benachrichtigungen sowie den Sound beim Eintreffen neuer Nachrichten. Am besten installieren Sie eine Barriere: Was auch immer es Ihnen schwerer macht, Ihre Mails zu checken – setzen Sie es ein.

Überlebensstrategie Nummer 2:

Keine E-Mails am Vormittag

Beginnen Sie Ihren Arbeitstag grundsätzlich nicht mit dem Abrufen von Mails, sondern mit Ihrer wichtigsten Aufgabe, die Sie sich für diesen Tag vorgenommen haben. Erst mittags oder nachmittags machen Sie sich dann an die Bearbeitung Ihrer Mails.

Überlebensstrategie Nummer 3:

Blockweise Bearbeitung

Rufen Sie Ihre E-Mails stattdessen manuell zu wenigen, festgelegten Blöcken ab.  Arbeitswissenschaftler raten zu zwei bis vier Blöcken pro Tag. Führen Sie diese Blöcke grundsätzlich zu klar festgesetzten Zeiten durch. Rufen Sie neue Nachrichten en bloc beispielsweise um 11.30 und 16.30 Uhr ab.

Legen Sie im Vorfeld eine feste Dauer zur Bearbeitung Ihrer E-Mails fest und bleiben Sie strikt und ohne Ausnahme innerhalb dieses vorgegebenen Zeitrahmens. Am besten stellen Sie sich einen Timer. Gehen Sie während dieser Zeit alle Mails durch. Mein Zeitrahmen beträgt 45 Minuten, Ihre Bearbeitungszeit kann variieren, je nachdem, wie viele Mails Sie bekommen.

Überlebensstrategie Nummer 4:

Reagieren Sie direkt, wo es nötig ist

Oft denken wir, dass wir auf jede Mail reagieren müssen. Das stimmt nicht. Löschen Sie soweit wie irgend möglich alle unwichtigen Mails. Fragen Sie sich: „Was ist das Schlimmste, das passieren kann, wenn ich diese Nachricht lösche?“ Wenn die Antwort nicht allzu schwerwiegende Folgen hat, löschen Sie sie und machen weiter. Sie können nicht auf alles antworten. Wählen Sie einfach die wichtigsten Nachrichten aus.

Bei den verbleibenden E-Mails in Ihrem Posteingang handelt es sich aller Wahrscheinlichkeit nach um wesentliche Nachrichten. Um diese so schnell wie möglich anzugehen, erledigen Sie sofort alles, was weniger als fünf Minuten dauert. Und gewöhnen Sie sich an, eine Antwort-Mail ebenfalls innerhalb von fünf Minuten zu erstellen. Beschränken Sie sich auf maximal fünf Sätzen für jede Antwort. Oft genügt sogar eine kürzere Mail.

Überlebensstrategie Nummer 5:

Smartphone-Signatur nutzen

Unter der rasant Wachsenden Anzahl eigehender Mails Dank der zunehmenden Verbreitung der Smartphones findet sich unter vielen Mails inzwischen der Zusatz „Gesendet mit meinem iPhone“, der die Kürze der Mail sowie die fehlende Formatierung und Signaturzeile rechtfertigt. Wie wäre es, diesen Zusatz hin und wieder auch unter Mails zu setzen, die am PC geschrieben wurden? So haben Sie ein gutes Argument, die Mail mit nur ein bis zwei Sätzen zu beantworten und sich nicht unnötig mit generell überbewerteter Rechtschreibung herumzuschlagen.

Was Sie sofort tun können:

  • Schließen Sie Ihr Mailprogramm. Jetzt. Sofort. Los.

Was Sie ab morgen garantiert anders machen:

  • Starten Sie keinesfalls mit dem Abruf Ihrer E-Mails in den Tag
  • Schalten Sie jede Benachrichtigung aus und rufen Sie Ihre E-Mails manuell ab
  • Bearbeiten Sie Ihre Mails grundsätzlich nur zu festen Zeiten
  • Löschen Sie großzügig und beantworten Sie den Rest innerhalb von fünf Minuten
  • Gestalten Sie Ihre E-Mail-Signatur um
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