So entschärfen Sie die Stress-Bombe E-Mails

Virtuelle Nachrichten trudeln inzwischen im Minutentakt ein und sind im Berufsalltag zu wahren Zeitfressern herangewachsen. Immer mehr Menschen leiden unter der wachsenden Belastung durch zu viele Mails.

Wissenschaftlichen Studien zufolge raubt jede E-Mail für mindestens 15 Minuten die Konzentration und mindert unseren Intelligenzquotienten im Durchschnitt um 10 Prozentpunkte.

Disziplinieren Sie sich. Lassen Sie sich vom Diktat des Dringlichen nicht täuschen, agieren Sie selbstbestimmt. Sich vom Posteingang fern zu halten, ist dabei ihre Hauptaufgabe. Mit diesen Strategien meistern sie die Herausforderung:

• Deaktivieren Sie den automatischen Abruf von E-Mails und die entsprechenden Pop Up-Benachrichtigungen: Am besten installieren Sie eine Barriere: Was auch immer es Ihnen schwerer macht, Ihre Mails zu checken – setzen Sie es ein.
• Beginnen Sie Ihren Arbeitstag grundsätzlich nicht mit dem Abrufen von Mails, sondern mit Ihrer wichtigsten Aufgabe, die Sie sich für diesen Tag vorgenommen haben. Erst nachmittags machen Sie sich dann an die Bearbeitung Ihrer Mails.
• Rufen Sie Ihre E-Mails stattdessen manuell festgelegten Blöcken ab.  Arbeitswissenschaftler raten zu zwei bis vier Blöcken pro Tag. Führen Sie diese Blöcke grundsätzlich zu klar festgesetzten Zeiten durch.
• Legen Sie im Vorfeld eine feste Dauer zur Bearbeitung Ihrer E-Mails fest und bleiben Sie strikt und ohne Ausnahme innerhalb dieses vorgegebenen Zeitrahmens. Gehe Sie während dieser Zeit alle Mails durch.
• Oft denken wir, dass wir auf jede Mail reagieren müssen. Das stimmt nicht. Löschen Sie soweit wie irgend möglich alle unwichtigen Mails. Sie können nicht auf alles antworten. Wählen Sie einfach die wichtigsten Nachrichten aus.
• Bei den verbleibenden E-Mails in Ihrem Posteingang handelt es sich aller Wahrscheinlichkeit nach um wesentliche Nachrichten. Um diese so schnell wie möglich anzugehen, erledigen Sie sofort alles, was weniger als fünf Minuten dauert. Und gewöhnen Sie sich an, eine Antwort-Mail ebenfalls innerhalb von fünf Minuten zu erstellen. Beschränken Sie sich auf maximal fünf Sätzen für jede Antwort. Oft genügt sogar eine kürzere Mail.