Wie Sie sich mit zehn einfachen Schritten innerhalb von nur 30 Minuten einen leeren Posteingang schaffen
Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber ich bekommen hunderte E-Mails pro Tag.
Im Gegensatz zu den meisten Menschen bin ich jedoch in der Lage, sie schnell zu bearbeiten und sofort zu reagieren. Damit kann ich meinen Posteingang innerhalb von 30 bis maximal 45 Minuten leeren – bei nur einer Überprüfung täglich.
Werfen wir einen Blick auf einige meiner einfachen Strategien, die auch Sie dazu befähigen werden, Ihren Posteingang in kürzester Zeit zu leeren.
1. Zuvorkommen
Die erste Stufe ist es, jede unnötige E-Mail daran zu hindern, überhaupt in Ihren Posteingang zu gelangen. Die meisten der E-Mails, die mich täglich erreichen, schaffen es gar nicht bis in den Posteingang. Sie landen direkt in meinem Spam-Ordner oder dem Papierkorb. Sie dürfen nur die wesentlichen E-Mails in Ihren Posteingang gelangen lassen, oder Sie werden überwältigt. Nutzen Sie unbedingt einen guten Spam-Filter.
2. Regeln
Ich erhalte oft Meldungen von Online-Dienste, die ich nutze. Angefangen bei Amazon, über 1 & 1 bis hin zu WordPress oder Shortbooks, Online-Abrechnungen und vieles mehr. Sobald ich bemerke, dass solche Mitteilungen meinen Posteingang füllen, erstelle ich einen Filter bzw. eine Regel, um diese automatisch in einen Ordner zu verschieben und als gelesen zu markieren. Benachrichtigungen über Abrechnungen kann ich so jederzeit kontrollieren, wenn ich möchte, aber sie landen in meinem entsprechenden Ordner und überfüllen nicht meinen Posteingang.
3. Ausbremsen
Wenn Sie Freunde haben, die Ihnen Ketten-, Fun- oder ähnliche Mails senden, lassen Sie diese wissen, dass Sie versuchen, die große Menge von E-Mails, die Sie täglich erhalten, zu verringern. Teilen Sie Ihnen mit, dass Sie sich zwar darüber freuen, dass sie an Sie denken, Sie diese Art von Nachrichten aber künftig nicht mehr erhalten möchten. Einige Menschen werden verletzt sein, aber Sie werden über kurz oder lang darüber hinweg kommen. Andere werden Ihnen weiterhin derartige E-Mails senden. Erstellen Sie einen Filter, um sie geradewegs in den Papierkorb zu verschieben. Dies ist der Grund, warum manche Absender auf meiner Löschliste stehen. Wenn sie jemals eine wichtige E-Mail senden (was selten der Fall ist), werden sie mich irgendwann anrufen, um zu fragen, warum ich noch nicht geantwortet habe. Dann erkläre ich ihnen, warum ihre E-Mails in meinem Spam-Ordner landen.
4. Sammeln
Ich erhalte regelmäßig bestimmte E-Mails, die schnelles Handeln erfordern, beispielsweise Hörbuchbestellungen oder Seminaranmeldungen. Da ich den Inhalt und die erforderlichen Aktionen dieser Mails genau kenne, erstellte ich eine Regel, um diese in einen entsprechenden Sammelordner zu verschieben. Diesen bearbeite ich dann einmal pro Tag. Dies dauert pro Mail nur etwas 30 Sekunden und insgesamt maximal 5 Minuten, um den gesamten Ordner zu bearbeiten und ich muss Sie nicht in meinem Posteingang sammeln.
5. Automatisieren
Da die meisten Menschen, die mich per E-Mail kontaktieren, meine Kontaktinfos entweder persönlich von einer Visitenkarte oder aber zum größeren Teil direkt über meine Website beziehen, gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, den meisten E-Mails zuvorzukommen. Wenn Sie Ihre Site richtig konzipieren, können Ihre Besucher zum Beispiel, anstatt per E-Mail nach einen bestimmten Link zu fragen, diesen einfach direkt auf der Website abrufen. Für meine Vortragteilnehmer steht künftig beispielsweise zu diesem Zweck ein eigener Premiumbereich zur Verfügung. Anregungen, Kommentare oder Fragen hingegen können auf einem entsprechenden Weblog hinterlassen werden. Im Augenblick arbeite ich an einer FAQ-Seite für häufig gestellte Fragen und weitere Themen. Diese Maßnahmen entlasten mich dabei, jede Anfrage beantworten zu müssen. Zwar lese ich immer noch alle Kommentare und Fragen, aber ich antworte sie nur, wenn es erforderlich ist und ich Zeit habe. Mein Posteingang ist seither weit weniger belastet.
Die Bearbeitung des Rests
Jetzt, da nur noch die wesentlichen E-Mails in Ihrem Posteingang landen, ist die Frage, wie man ihn in kürzester Zeit wieder entleert? Ich muss Sie darauf hinweisen, dass mein Zeitrahmen 45 Minuten beträgt, Ihre Bearbeitungszeit kann variieren. Je nachdem, wie geübt Sie in den folgenden Methoden sind, wie viel E-Mails Sie bekommen und wie Sie sich selbst darauf konzentrieren können. Aber in jedem Fall, sollten Sie in der Lage sein, Ihren Posteingang in einem Minimum an Zeit mit den folgenden Methoden zu leeren.
Ich sollte darauf hinweisen: Wenn Sie im Augenblick einen sehr vollen Posteingang mit hunderten oder tausenden aufgelaufener Nachrichten haben, sollten Sie einen temporären Ordner (Ablage) erstellen, und später darauf zurückkommen. Bearbeiten Sie ihn vielleicht 30 Minuten nach dem Sie mit dem Rest fertig sind. Beginnen Sie mit dem Leeren Ihres Posteingangs und nutzen Sie die folgenden Techniken, um ihn zu leer zu halten und so wenig Zeit wie möglich zu benötigen:
6. Externe Aufgabenliste
Häufig ist der Grund, warum eine E-Mail in ihrem Posteingang landet, dass eine Reaktion erforderlich ist, um etwas weiter zu bearbeiten. Statt es in Ihrem Posteingang zu belassen, und ihren Posteingang als To-Do-Liste benutzen, notieren Sie sich die nötige Aufgabe aus der E-Mail in Ihrem To-Do-System: Dem Notebook, einem Online-To-do-Programm, dem Diktiergerät, Ihrem Eingangskorb, einem Timer oder was auch immer. Holen Sie sich die Aufgabe aus Ihrem Posteingang. Machen Sie einen Verweis auf die E-Mails, falls erforderlich. Dann archivieren Sie die E-Mail und fertig. Dies wird Ihrem Posteingang sehr schnell von einer Menge E-Mails entledigen. Sie haben die Aufgabe immer noch, aber zumindest befindet sie sich jetzt auf der richtigen Liste oder am richtigen Ort und verstopft nicht Ihren Posteingang.
7. Großzügig Löschen
Oft denken wir, dass wir auf jede E-Mail antworten müssen. Das stimmt nicht. Fragen Sie sich: „Was ist das Schlimmste, das passieren kann, wenn ich diese Nachricht lösche?“ Wenn die Antwort nicht allzu schwerwiegende Folgen hat, löschen Sie sie und machen Sie weiter. Sie können nicht auf alles antworten. Wählen Sie einfach die wichtigsten aus und antworten denen.
8. Schnelles Handeln
Wenn Sie die E-Mail-Flut verringern wollen, antworten sie gleich oder ergreifen Sie entsprechende Maßnahmen, Sie kriegen die wichtigsten Aufgaben in kürzerer Zeit erledigt. Denken Sie an das Pareto-Prinzip. Arbeiten Sie sich Ihrem Weg durch den Posteingang von oben nach unten, jede E-Mail zu seiner Zeit. Öffnen Sie die einzelnen E-Mails und bearbeiten Sie sie sofort. Ihre Möglichkeiten: Löschen, Archivieren (für einen späteren Zugriff auf darin enthaltene Informationen), schnell antworten (und dann archivieren oder löschen), auf Ihrer To-do-Liste übertragen (und dann archivieren oder löschen), die enthaltene Aufgabe sofort erledigen, wenn es 3 Minuten oder weniger dauert (und dann archivieren oder löschen), Weiterleiten (und dann archivieren oder löschen). Beachten Sie, dass bei jeder Option, die E-Mail letztendlich archiviert oder gelöscht wird. Holen Sie sie aus dem Posteingang. Lassen Sie sie dort nicht liegen. Tun Sie dies schnell und gehen Sie sofort zur nächsten E-Mail über. Wenn Sie dies erst eine Weile praktiziert haben, können Sie sich auf diesem Weg sehr schnell durch ein paar Dutzend Nachrichten durcharbeiten.
9. Kurze und effiziente Antworten
Nun haben Sie die wenigen E-Mails, denen Sie tatsächlich antworten wollen ausgewählt. Vermasseln Sie es jetzt nicht, indem Sie jedem einem Roman schreiben. Beschränken Sie sich auf maximal fünf Sätzen für jede Antwort. Oft genügt sogar eine kürzere E-Mail. Das zwingt Sie dazu, sich kurz zu halten und auf das Wesentliche zu beschränken. Außerdem begrenzt es die Zeit, die Sie für die Beantwortung der E-Mails benötigen. Halten Sie diese kurz, aber effizient.
10. Tun Sie es
Wenn Sie Ihren Posteingang öffnen, tun Sie es, um ihn zu leeren. Schauen sie sich die E-Mail nicht nur an und lassen Sie sie dann im Posteingang. Holen Sie sie da raus und leeren Sie Ihren Posteingang. Machen Sie es sich zur Regel: Verlassen Sie den E-Mail-Posteingang nicht, wenn sich noch E-Mails darin befinden. Leeren und reinigen Sie ihn.
Ab sofort steht ein entsprechendes Work-Flow-Chart zur effektiven Bearbeitung Ihres Posteinganges zur Verfügung, das Sie hier unter Angabe Ihrer Kontaktdaten kostenfrei ordnen können: Work-Flow-Chart
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