Viele Unternehmer klagen darüber, dass sie mehr Arbeit als Zeit haben. Doch ist das wirklich so?
Nein. Die meisten Selbständigen verschwenden sowohl ihre Arbeitszeit als auch die ihrer Mitarbeiter, weil sie versuchen, ihr Unternehmen nach den veralteten Prinzipien eines überholten Zeitmanagements zu führen.
Die nachfolgende Hitliste zeigt, welche Faktoren am meisten Zeit fressen und damit die persönliche und unternehmerische Produktivität ausbremsen.
Die Top 10 der untrüglichsten Anzeichen dafür, dass ein Unternehmen nach veralteten Zeitmanagementprinzipien geführt wird:
1. Ihre Arbeitstage sind länger als 10 Stunden
Ein Unternehmer, der nicht in der Lage ist, in acht Stunden einen guten Job zu machen, wird es auch in 10, 12 oder 14 Stunden nicht zu nennenswert besseren Ergebnissen bringen. Nach einer Selbsteinschätzung amerikanischer CEOs liegt die durchschnittliche produktive Arbeitszeit bei weniger als 50 Minuten pro Tag. Der Grad Ihrer Produktivität wird nicht durch die Dauer Ihrer Anwesenheit bestimmt, sondern durch Ihre Fähigkeit, dafür zu sorgen, dass wesentliche Aufgaben bewältigt werden. Demnach sollte es auch nicht ihr Hauptanliegen sein, die eigene Vollbeschäftigung zu sichern. Arbeiten Sie nicht mehr, sondern anders.
2. Sie bezahlen Ihre Mitarbeiter nach Anwesenheit statt nach Ergebnissen
Geld kriegt, wer da ist. Aber wie steht es um den Grad der Wirksamkeit? Ob durch Leistungsanreize wie Provisionszahlungen oder Erfolgsprämien oder das Arbeiten im Home Office oder in Projektteams – wenn Sie sich bessere Ergebnisse Ihrer Mitarbeiter wünschen, müssen Sie für die entsprechenden Rahmenbedingungen sorgen. Deshalb gehen moderne Unternehmen auch mehr und mehr dazu über, entsprechend fortschrittliche Entlohnungssysteme und Führungsstrukturen einzuführen. Einen Mitarbeiter, der in der Lage ist, seinen Job in der Hälfte der Zeit zu erledigen, sollten Sie befördern, nicht feuern.
3. Sie starten und beenden Ihren Tag prinzipiell mit dem Überprüfen Ihrer E-Mails
Lassen Sie sich nicht vom Diktat des Dringlichen täuschen. Jedes Abrufen Ihres E-Mail-Postfaches stellt eine Ablenkung dar. Während Sie E-Mails beantworten, reagieren Sie damit lediglich auf Störungen von außen. Damit ist es Ihnen unmöglich, Ihr Unternehmen in den wesentlichen Fragen voranzubringen. Die Bearbeitung von E-Mails sollte daher, ebenso wie jede andere Form der Kommunikation, wie etwa Telefonate oder Besprechungen, in jedem Fall limitiert und blockweise zu festen Zeiten durchgeführt werden. Dies gilt in besonderem Masse auch für Soziale Netzwerke, YouTube, Nachrichten und Blogs.
4. Ihre Kunden müssen lange Wartezeiten in Kauf nehmen
Zeit ist das neue Kapital und Geschwindigkeit ist seine Währung. War es in der Vergangenheit ausreichend, sich lediglich das Schlagwort „Qualität“ auf die Fahnen zu schreiben, ist dies inzwischen für jeden Kunden längst zu einem Selbstverständnis geworden. Ihr Kunde erwartet Geschwindigkeit. Tempo ist das wichtigste Mittel, um Ihren Kunden Service zu bieten. Ist Ihr Unternehmen zu langsam, wirkt sich die Beschleunigung unseres Wirtschaftslebens sogar kontraproduktiv aus: Binnen Sekunden ist der Unmut veröffentlicht und verbreitet und damit zusätzlich potenziert.
5. Ihr Handy ist rund um die Uhr auf Empfang
Ständige Erreichbarkeit ist kein Erfolgsnachweis, das fortwährende Abrufen neuer Nachrichten kein Statussymbol und der regelmäßige Blick auf das Handy kein Meditationsmantra. Ob im Restaurant, der Besprechung oder beim Spaziergang. Schalten Sie das Handy aus. Während wir vor Jahren noch durch ständige Gespräche gestört wurden, beschränkt es sich heute auf das Wischen über den Bildschirm. Der Grad Ihrer Freiheit wird durch die Dinge bestimmt, um die Sie sich nicht kümmern müssen. Gleiches gilt für Ihr Notebook und Ihren Tablet-PC. Bekämpfen Sie Ihre Sucht.
6. Der letzte 14-tägige Urlaub liegt bereits Jahre zurück
Sie trauen sich nicht, Ihr Unternehmen länger als eine Woche allein zu lassen, weil es sonst drunter und drüber geht? Erfolgreiche Unternehmer verstehen, dass es das größte Ziel des Chefs sein muss, das Geschäft unabhängig von ihm zu führen. Deshalb: Schaffen Sie wirksame Kontrollmechanismen. Wenn Sie genötigt sind, selbst regelmäßig nach dem Rechten zu sehen, besitzen Sie keine Freiheit, sondern sind der Sklave. Denn: Bedeutende Menschen haben Personal. Gutes Personal. Wenn Ihre Mitarbeiter während Ihrer Abwesenheit nicht in der Lage sind, Verantwortung zu übernehmen und Probleme zu lösen, stellt sich die berechtigte Frage: Wer hat sie überhaupt eingestellt? Und warum?
7. Sie sitzen regelmäßig mehr als 20 % Ihrer Zeit in Meetings
Meetings sind eine der größten Verschwendungen von Zeit und Geld. Ob Sie diese selbst leiten oder Ihre Mitarbeiter von einer Besprechung zur nächsten jagen, spielt dabei nur eine untergeordnete Rolle. Tatsache ist: Nichts wird je in einem Meeting erledigt. Dennoch erinnert uns der Kalender fast täglich an irgendwelche Arbeitsbesprechungen, in denen man Dinge erfährt, die man ohnehin schon weiß und Probleme abnickt, statt Lösungen zu finden. Während Sie also Ihre hochbezahlten Führungskräfte länger und häufiger als unbedingt erforderlich um sich scharen, erledigt Ihr Wettbewerber seine Aufgaben.
8. Sie betreiben eine Politik der offenen Tür
Sie sind für ein Team von Mitarbeitern zuständig? Sie haben oft das Gefühl, dass es Sie zu viel Zeit oder Energie kostet, Aufgaben zu delegieren? In Ihrem Team hat sich herumgesprochen, dass Sie jederzeit für alles und jeden ein offenes Ohr haben? So ist es wenig verwunderlich, dass sich bei allem Termindruck und Stress auch noch unerledigte Projekte auf Ihrem Schreibtisch stapeln und Sie zu Überstunden zwingen, während Ihre Mitarbeiter pünktlich den Heimweg antreten. Grundsätzlich signalisieren Ihnen Zeitdiebe mit jeder Störung, dass deren Zeit wertvoller ist als Ihre. Lassen Sie das auf keinen Fall zu. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter nicht ständig Zutritt zu Ihrem Büro haben. Nur wenn Sie sich abschotten, können Sie sich eigenen, wichtigen Projekten widmen. Um erfolgreich an wichtigen Zielen arbeiten zu können, sorgen produktive Unternehmer daher für Zeiten, in denen Sie nicht gestört oder nicht gefunden werden.
9. Sie kommen vor lauter Alltagsgeschäft nicht dazu, sich um Ihre wesentlichen unternehmerischen Aufgaben zu kümmern
Egal in welcher Branche Sie tätig sind: Die Hauptaufgabe jedes Unternehmers ist es, seine Zeit in Geld zu verwandeln. Häufig wird dies jedoch dadurch verhindert, dass Sie Tag für Tag in erster Linie damit beschäftigt sind, brennende Feuer zu löschen. Und so arbeiten Sie einen Großteil Ihrer Zeit im statt am Unternehmen. Und müssen sich, wenn Sie abends erschöpft ins Bett fallen, selbstkritisch die Frage stellen: War ich heute eigentlich produktiv oder nur beschäftigt? Als produktiver Unternehmer liegt es beispielsweise in Ihrer Verantwortung, Ihr Unternehmen für die Zukunft aufzustellen, Ideen zu generieren, persönlich zu wachsen und Strategien zu entwickeln.
10. Sie halten es für einen Nachweis Ihres Erfolges, „keine Zeit“ zu haben
Gerade als Selbständiger ist es schwer, die Arbeit ruhen zu lassen und wirklich abzuschalten. Aber so können Sie weder Ihren Akku wieder aufladen noch den Bedürfnissen Ihrer Familie gerecht werden. Bedingt durch die zunehmenden gesundheitlichen Folgen der Überarbeitung vollzieht sich gegenwärtig ein Umdenken in unserer Gesellschaft: Künftig wird zunehmend derjenige als erfolgreich angesehen, dem es gelingt, sein Unternehmen unabhängig von seiner Arbeitskraft zu führen. Der Leistung und Lebensqualität Raum gibt. Deshalb: Nehmen Sie keine Arbeit nicht mit nach Hause, schreiben Sie Ihren Mitarbeitern nach zwanzig Uhr keine Mails mehr und fahren Sie nicht auch noch am Wochenende ins Büro. Wofür zahlen Sie eigentlich die Beiträge zum Golf- oder Tennis-Club? Niemand wird sich am Ende seines Lebens wünschen, er hätte mehr Zeit im Büro verbringen sollen.
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