Es ist ein Trauerspiel. Wir leben in einer „Zuvielisation“, in der wir fortwährend von irgendetwas abgelenkt werden oder uns selbst ablenken. Geduld und Aufmerksamkeit sind zur Mangelware verkommen. Ständig blinkt und blitzt es, außerhalb unseres Kopfes ebenso wie darin. Getreu dem Motto: Ich kam, sah … und vergaß, was ich wollte.

Laut Studien der Universität von Kalifornien können wir uns im Durchschnitt noch genau elf Minuten einer Aufgabe widmen, bevor wir abgelenkt werden. Danach dauert es ganze 25 Minuten, bis wir wieder im gleichen Maße konzentriert sind wie vor der Ablenkung. Durch diesen Sägeblatteffekt gehen rund zwei Drittel unserer Arbeitszeit verloren. Zusammengenommen verplempern wir so ganze 5,3 Jahre unseres Lebens.

Bekommen Sie Ihre Überlastung in den Griff

Sind Sie auch zu beschäftigt, um an den wirklich wichtigen Aufgaben zu arbeiten? Dann ist die Lösung für Ihre Überarbeitung keinesfalls, mit noch mehr Bällen zu jonglieren – sprich: mehr zu tun. Stattdessen lautet die Antwort: Legen Sie die wenigen Dinge fest, die Ihr Geschäft oder Ihr Leben wirklich grundlegend verändern können.

Wenn Sie keine Prioritäten setzen, ist irgendwie alles dringend oder wichtig. Entwickeln Sie zunächst eine klare Vorstellung von Ihrem gewünschten Ziel. Denken Sie an Ihre wirklich wichtigen Aufgaben. Und erledigen Sie diese Aufgaben vor allen anderen.

Entweder wir lassen uns ablenken oder wir erreichen unsere Ziele

Stellen Sie sich deshalb immer wieder die Frage: Bringt mich das, was ich in diesem Moment tue, meinem wichtigsten Ziel am nächsten? Fertigen Sie einen Bildschirmschoner mit diesem Satz an oder noch besser: Hängen Sie sich ein entsprechendes Schild über den Schreibtisch.

Ohne diesen klaren Fokus passiert es leicht, dass wir Ablenkungen erliegen. Wenn Sie Probleme haben, sich zu fokussieren, sollten Sie sich vor jeder Aufgabe zwei zentrale Fragen stellen:

  1. Bringt mich diese Aufgabe dem Erreichen meiner Ziele wirklich näher?
  2. Wie schlimm ist es, wenn ich diese Aufgabe einfach nicht erledige?

Sie werden überrascht sein, wie viele Ihrer Aufgaben Sie kein bisschen voranbringen und dass die Erde sich weiterdrehen wird, wenn Sie diese Aufgaben ignorieren.

Sorgen Sie dafür, dass Ihnen keine Minute gestohlen wird

Konzentriertes Arbeiten wird von einer Vielzahl von Faktoren verhindert: E-Mails, eingehende Anrufe, aufpoppende Meldungen des Betriebssystems, das Vibrieren Ihres Smartphones – all das stört Ihre Konzentration. Reduzieren Sie daher alle Ablenkungen auf ein Minimum. Schalten Sie so viele Faktoren wie möglich aus – beispielsweise durch das Einrichten einer Rufweiterleitung, das Ausschalten des automatischen Mail-Abrufs oder ähnliche Maßnahmen.

Feste Zeitspanne

Nehmen Sie sich vor, während einer festen Zeitspanne, zum Beispiel 25 Minuten, an einer Aufgabe zu arbeiten. Kümmern Sie sich nicht darum, wie weit Sie kommen. Setzen Sie einfach nur die entsprechende Zeit ein. Hierbei kann Ihnen ein simpler Küchenwecker großartige Dienste leisten. Wenn Sie mehr als zwanzig Minuten konzentriert an einer Aufgabe arbeiten, vergessen Sie irgendwann die Zeit und Ihre Umgebung und arbeiten schnell und extrem produktiv.

Begeben Sie sich in die Isolation

Wenn Sie Führungsaufgaben haben, ist Ihnen womöglich bereits aufgefallen, dass Mitarbeiter großartig darin sind, Sachen nach oben zu delegieren. Dies gilt im gleichen Maße, wenn Sie Kinder haben. Für diese Fälle empfehle ich, die Bürotür zu schließen und ein Schild mit der Aufschrift „Stopp! Was würden Sie tun, wenn ich nicht da wäre?“ an die Tür zu hängen.

Wenn Sie trotzdem nicht unterbrechungsfrei arbeiten können, sorgen Sie dafür, dass Sie nicht gefunden werden. Begeben Sie sich an einen Ort, an dem Sie ohne Ablenkungen arbeiten können. Zum Beispiel eine Bibliothek, einen Park, ein Café oder Ihren eigenen Garten.

Am besten bleiben Sie in Bewegung. Bewegliche Ziele werden schlechter getroffen. Kaufen Sie sich die 100-Prozent-Bahncard (die „schwarze Mamba“) und fahren Sie kreuz und quer durch die Gegend, während Sie Bedeutungsvolles leisten.

Was sind Ihre schlimmsten Störenfriede?

Was raubt Ihnen die meiste Zeit? Identifizieren Sie die zehn schlimmsten Störenfriede für Ihre persönliche Not-to-do-Liste. Also diejenigen Aufgaben, die das größte Zeiteinsparpotenzial aufweisen. Bei den Punkten dieser Liste sollte es sich um Dinge handeln, die Sie bewusst nicht mehr tun wollen, weil sie Ihnen keinen Nutzen bringen, weil sie Ihnen Energie rauben und weil Sie damit Zeit verschwenden. Konzentrieren Sie sich immer nur auf einen Punkt nach dem anderen, so wie Sie es auch mit Ihren To-do-Aufgaben machen.

Was Sie sofort tun können:

  • Stellen Sie die Eieruhr auf 25 Minuten und beginnen Sie die Arbeit an Ihrer wichtigsten Aufgabe. Konzentrieren Sie sich für diesen Zeitraum auf diese eine Aufgabe, ohne sich um etwas anderes zu kümmern.
  • Erstellen Sie Ihre persönliche Not-to-do-Liste. Welche Aufgaben bringen Sie Ihrem wichtigsten Ziel nicht oder nur unwesentlich näher? Sie können unmöglich alle Aufgaben erledigen – streichen Sie Aktivitäten.
  • Identifizieren Sie die größte Ablenkungsquelle in Ihrem Alltag und reduzieren Sie diesen Einfluss. Stellen Sie zum Beispiel Ihren Mail-Eingang oder das Internet ganz ab, ebenso Ihr Telefon. Versuchen Sie, möglichst keine Anrufe entgegenzunehmen.

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