Das Superbuch für Unternehmer

Kennen Sie das: Ihre Schreibtischablage, Hemdtasche, Geldbörse, Ablagefach im Auto  und Sideboard in der Küche sind voll von Notizzetteln. In Outlook häufen sich die unerledigten Aufgaben. Und Ihr Kopf platzt vor Dingen die Sie sich merken wollen oder müssen, damit diese nicht in Vergessenheit geraten. Ob Telefonnummern, wichtige ToDos für den nächsten Tag oder einfach ein Gedanke, der wichtig sein könnte. Weltfremd? – Nein sicherlich überhaupt nicht! Und die Realität: Der Untergang an Informationen und dergleichen!!!

Die Lösung: Das Superbuch!

Was ist das so genannte Superbuch: Ein Aufgaben- und Notizbuch in dem alle – aber auch wirklich alle – Notizen, ToDos und Ideen einfach – aber auch wirklich einfach – notiert werden. Angefangen von Gesprächsnotizen oder  Zwischenrufen im Arbeitsalltag bis hin zu privaten Termine. Klingt gut – ist gut. Denn:

Alle Gedanken und Informationen befinden sich an einem Platz – im Superbuch.

Ob Sie nun die klassische Variante in Papierform oder aber die „neumodische“ Form als Excel-Tabelle bevorzugen bleibt Ihnen überlassen. Wichtig ist: Es muss zu Ihnen passen.  Je nachdem was Sie lieber mögen.

Als Papiervariante gibt es solche im Fachhandel – in DIN-A4 oder DIN-A5. Die kleinere Form ist sicherlich gut geeignet, wenn man viel unterwegs ist. 100 Seiten sollten es schon sein.

Egal was den ganzen Tag auf Sie einprasselt – es gilt systematisch zu arbeiten.

Zunächst zur „herkömmlichen“ Art: Dem Papierbuch

Gestalten Sie es so, dass Sie damit arbeiten können. Hier einige Tipps:

• jedes Blatt nummerieren
• Rand an der linken Seite für spätere Anmerkungen usw.
• Kürzel verwenden die in einer Legende vermerkt werden ( z.B. „K“ für Kontakt oder „A“ für Aufgabe)
• als erstes vom Tag kommt das aktuelle Datum
• dann folgen die Notizen – Stichworte reichen oft
• hilfreich sind am Rand Kürzel oder Symbole
• der Abschluss vom Tag wird gekennzeichnet durch Datum oder Strich
• Erledigtes können Sie durchstreichen.
• wenn eine ganze Seite erledigt ist das ganze Blatt durchstreichen
• wer mag kann auch mit Farben arbeiten – z.B. rot für Kontakte und blau für Aufgaben usw.

Welche Spalten können für Sie in Ihrem Superbuch in Frage kommen:

• laufende Nummer
• Datum
• Projektbezeichnung
• Auftraggeber
• Priorität
• ToDo-Informationen
• Unterlagen dazu
• Delegation an
• Wiedervorlage
• Endtermin
• erledigt

Wichtig: Die tägliche Pflege des Superbuches! Zum Beispiel nach der Mittagspause. Und alle Informationen direkt eintragen. So vergessen Sie nichts mehr und haben den Überblick.

Noch eine Erweiterung des Superbuches: die Supermappe!

Sofern Sie öfters an großen Projekten arbeiten ist es eventuell hilfreich genau für ein Projekt  eine Supermappe anzulegen. Also alle Notizen die diese Aufgabe betreffen.

Und was ist wenn Ihr Superbuch voll ist? Natürlich aufbewahren! Als Nachschlagewerk zum Beispiel für die Frage „Was/Wann/Wer“ erledigt wurde bzw. hat.

Die Alternative: Das Superbuch im Excel-Format!

Hier können Sie die Vorteile des Tabellenkalkulationsprogramms nutzen: flexibler und komfortabler als Organizer und Outlook!

Konkret: Mit Hilfe der Filterfunktionen eine schnelle Übersicht zum Beispiel über alle offenen Aufgaben erhalten. Oder welche Notizen habe ich mir zu dem Projekt XY notiert? Auch diverse Statistikfunktionen helfen hier für das Selbstcontrolling!

Noch ein Tipp zum Schluss: Sollten bestimmte Aufgaben über einen längeren Zeitraum unerledigt bleiben dann streichen Sie diese am besten. Hier fehlt wahrscheinlich die nötige Priorität oder die Aufgaben sind nur schwer zu realisieren.

Und nun: Viel Spaß und Erfolg mit Ihrem Superbuch!

Autor: Ruediger Stahl